NOTĂ DE INFORMARE

privind prelucrarea datelor cu caracter personal

1. IDENTITATEA OPERATORULUI ȘI DATE DE CONTACT

În conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind

protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi

libera circulaţie a acestor date, denumit în continuare „Regulamentul General UE privind

protecția datelor” sau „GDPR”, și a actelor normative naționale aprobate în vederea

implementării acestui Regulament, SC TRANSILVANIA POST SRL cu sediul în Piața 1

Mai, nr. 1-3, Cluj-Napoca, Jud. Cluj, în calitate de Operator de date are obligația să vă

informeze despre datele care sunt colectate de la dumneavoastră. Prezenta NOTĂ DE

INFORMARE vă oferă toate informațiile pe care aveți dreptul să le primiți. Dacă doriți

detalii suplimentare legate de prelucrarea datelor cu caracter personal vă oferim următoarele

date de contact:

E-mail: office@transilvaniapost.ro

Telefon: 0734.440.550

Adresă: str. Piața 1 Mai, nr.1-3, Cluj-Napoca, Jud. Cluj

2. SCOPUL PRELUCRĂRII DATELOR DUMNEAVOASTRĂ

Scopul major al prelucrării datelor dumneavoastră personale atunci cand sunteți

clientul nostru este acela de a ne îndeplini obligațiile legale în următoarele situații:

a) gestionarea sau administrarea relației de afaceri a dumneavoastră cu SC

TRANSILVANIA POST SRL, inclusiv servicii de procesare a plăților, contabilitate,

auditare, facturare și încasare, sau asistență;

b) negocierea și încheierea contractelor;

c) derularea activităților pe care executarea contractului le presupune;

d) prestarea serviciilor solicitate;

e) pentru a comunica cu dumneavoastră în legătură cu solicitările dumneavoastră și

pentru orice alte aspecte relevante legate de relația de afaceri;

f) în orice scop aferent și/sau auxiliar oricărora dintre cele de mai sus sau orice alt

scop pentru care datele dumneavoastră cu caracter personal ne-au fost furnizate.

3. CE TIP DE DATE COLECTĂM DE LA DUMNEAVOASTRĂ

Pentru derularea relației de colaborare dintre dumneavoastră și SC TRANSILVANIA

POST SRL, colectăm:

a) Date necesare facturării cum ar fi numele și prenumele dumneavoastră, adresă,

semnătură de primire, sau alte date conform normelor legale;

b) Informații suplimentare prelucrate în mod obligatoriu pentru prestarea serviciilor

solicitate sau pentru derularea rapoartelor contractuale cu SC TRANSILVANIA POST

SRL;

c) Alte date comunicate în mod voluntar de către dumneavoastră, cum ar fi instrucțiuni

acordate, solicitări, preferințele dumneavoastră, etc., dacă se dovedesc relevante în cadrul

relațiilor de afaceri desfășurate între părți;

d) Detalii ale vizitelor dumneavoastră la birourile noastre sau ale întâlnirilor cu

dumneavoastră;

Informațiile care sunt deja în domeniul public sunt exceptate de la politicile de

prelucrare a datelor personale prevazute în Regulamenul UE 679/2016.

Vă înștiințăm că în cazul în care nu sunteți de acord să prelucrăm date personale

necesare îndeplinirii obligațiilor noastre legale care ne survin în urma colaborării cu

dumneavoastră, refuzul poate duce la imposibilitatea desfășurării relației comerciale dintre

dumneavoastră și SC TRANSILVANIA POST SRL.

4. TEMEIUL JURIDIC AL PRELUCRĂRII DATELOR

Legalitatea prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal o reprezintă:

articolul 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR – prelucrare în scopuri precontractuale și

contractuale precum și pentru îndeplinirea unei obligații legale care îi revine operatorului,

conform articolului 6, alineat (1), litera (c) din GDPR.

În cazul în care SC TRANSILVANIA POST SRL va prelucra alte categorii de date

care nu au caracter obligatoriu, sau ni le furnizați dumneavoastră în mod voit, prelucrarea se

va efectua pe baza articolului 6 alineatul (1) litera (a) din GDPR și anume pe baza

acordului/consimțământului dumneavoastră liber exprimat .

Temeiul juridic al activităților de prelucrare în interesul legitim al SC

TRANSILVANIA POST SRL, ca de exemplu în scopul prevenirii fraudelor este conform

GDPR articolul 6 alineatul (1) litera (f).

În situații de real interes vital pentru dumnevoastră sau cei din jur, care generează

riscuri de vătămare sau de producere a vreunui alt prejudiciu adus sănătății persoanelor

prelucrarea este legitimă conform 6 alineatul (1) litera (d) din GDPR.

Așadar, vă înștiintăm că prelucrarea datelor dumneavoastră personale se bazează

mereu pe un temei legal, sau pe nevoia de a respecta o prevedere legală și vom implementa

măsurile necesare pentru a garanta un nivel ridicat de securitate a datelor cu caracter

personal.

5. CUI DEZVĂLUIM DATELE DUMNEAVOASTRĂ?

Datele dumneavoastră sunt destinate utilizării de către SC TRANSILVANIA POST SRL

dar pentru desfășurarea activității societății pot fi comunicate următorilor destinatari:

(a) Utilizatorii serviciilor poștale

(b) Salariații societății;

(d) Furnizorii de servicii (furnizorii de servicii IT, furnizorii de servicii de contabilitate),

(e) Societăţi bancare (în cazul efectuării plăţilor prin intermediul acestora);

(f) Autorităţi publice centrale şi locale din România şi din alte ţări .

În toate aceste cazuri, destinatarii sunt supuși clauzelor de confidențialitate și secretului

profesional, datele transmise sunt pertinente și necesare scopului în care au fost colectate iar

furnizarea acestor informații personale se face conform legislației în vigoare.

6. TRANSFERURILE INTERNAȚIONALE

SC TRANSILVANIA POST SRL își desfășoară activitatea de curierat pe teritoriul

României, ca urmare activitățile de prelucrare se desfășoară pe teritoriul țării. În situația în

care datele urmează să fie transmise către un terț sau organizație internaționala din afara UE,

veți fi informat și se vor aplica garanțiile prevăzute din Regulamentul UE.

7. CÂT TIMP VOM STOCA DATELE DUMNEAVOASTRĂ?

Vom stoca datele dumneavoastra potrivit politicii noastre și conform scopului în care

sunt prelucrate, perioada stocării fiind diferită în funcție de scopul pentru care le folosim și de

categoria de date. Criteriile de stabilire a perioadei au la bază prevederile legale (inclusiv

legislația protecției datelor cu caracter personal), iar în cazul în care prelucrarea se bazează pe

consimțământul dumneavoastră până la retragerea acordului de prelucrare. Există, de

asemenea, situații în care legislația din alte domenii (cum ar fi normele de arhivare sau

contabilitate) ne impune să stocăm datele dumneavoastră pentru o anumită perioadă de timp.

Acolo unde nu există o perioadă de stocare stabilită de lege, vom avea în vedere termenele de

prescripție aplicabile, alături de practicile recomandate în domeniul protecției datelor.

8. CUM PROTEJĂM DATELE DUMNEAVOASTRĂ?

Informațiile pe care le primim de la dumneavoastră în cadrul desfășurării activității de

colaborare vor fi prelucrate și protejate conform Regulamentului European 679/2016 privind

protecția persoanelor fizice referitor la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera

circulație a acestora.

Am instituit măsuri tehnico-organizatorice de prelucrare și securitate a datelor cu caracter

personal. Vă facem cunoscut faptul că aceste măsuri sunt prevăzute în procedurile interne din

cadrul societății.

Angajamentul față de securitatea datelor cu caracter personal se extinde la toate

nivelurile organizației, personalul societății fiind instruit și verificat periodic pentru a se

asigura confidențialitatea și securitatea datelor prelucrate în cadrul organizației. Desemenea,

garantăm seriozitate tuturor angajațiilor și persoanelor, care prelucrează datele dumeavoastră

cu caracter personal în cadrul, sau în numele organizației.

9. CE DREPTURI AVEȚI?

În Regulamentul UE 679/2016 sunt prevăzute următoarele drepturi pe care puteți să le

exercitați după cum urmează:

1. dreptul la informare - puteți solicita informații privind activitățile de

prelucrare a datelor dumneavoastră personale, prezenta Notă de Informare referitoare la

protecția datelor cu caracter personal furnizează informațiile pe care aveți dreptul să le

primiți.

2. dreptul de acces la date - puteți solicita din partea Operatorului o confirmare

că se prelucrează sau nu datele cu caracter personal care vă vizează și, în caz afirmativ, acces

la informațiile respective;

3. dreptul la rectificare - puteți rectifica datele inexacte sau incomplete;

4. dreptul la ștergerea datelor (``dreptul de a fi uitat``) - puteți obține ștergerea

datelor, în cazul în care prelucrarea acestora nu a fost legală sau nu există un motiv legal sau

special pentru continuarea prelucrării și stocării datelor cu caracter personal;

5. dreptul la restricționarea prelucrării - puteți solicita restricționarea prelucrării

în cazul în care contestați exactitatea datelor, considerați că prelucrarea este ilegală, precum și

în alte cazuri prevăzute de lege;

6. dreptul la portabilitatea datelor - puteți solicita să primiți datele

dumneavoastră personale într-un format structurat, care poate fi citit automat sau puteți

solicita ca respectivele date să fie transmise altui operator;

7. dreptul la opoziție - puteți să vă opuneți prelucrării datelor personale, din

motive legate de interesul public, precum crearea de profiluri;

8. drepturi legate de prelucrarea automată a datelor - semnifică modul în care

persoana vizată are dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea

automată, care produce efecte juridice care privesc persoana vizată.

9. dreptul de retragere a consimțământului - în cazul în care prelucrarea se

întemeiază pe consimțământul dumneavoastră și nu mai există temei legal de prelucrare a

datelor, vi-l puteți retrage oricând. Retragerea consimțământului are efecte doar pentru viitor,

prelucrarea anterioară retragerii consimțământului rămânând valabilă.

10. dreptul de a depune o plângere - în fața Autorității Naționale de Supraveghere a

Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) sau justiției, în condițiile legii.

Pentru exercitarea drepturilor menționate mai sus persoana vizată trebuie să transmită o

cerere scrisă, datată și semnată la adresa de mail: ____________, sau fizic la adresa: str. Piața

1 Mai, Nr. 1-3, Cluj-Napoca, Jud. Cluj.

Ne obligăm să dăm curs solicitărilor dumneavoastră în maxim 30 (treizeci) de zile. În

anumite situații, acest termen poate fi prelungit cu încă o lună, dar suntem obligați în acest

caz să vă anunțăm de această prelungire, cu justificările de rigoare în termen de cel mult o

lună de la primirea solicitării.

Nu sunteți obligat(ă) să ne furnizați datele dumnevoastră. Aveți libertatea de a decide ce

date alegeți să ne transmiteți, dar vă înștiințăm că în cazul în care nu sunteți de acord să

prelucrăm datele dumneavoastră personale, refuzul poate duce la imposibilitatea desfășurării

legale a relației dintre dumneavoastră și SC TRANSILVANIA POST SRL.

10. ALTE INFORMAȚII

Legislația în acest domeniu se schimbă rapid și noi anticipăm că această notificare va fi

revizuită și adusă la zi în acord cu noile reglementări.